RFID技术在档案管理中的应用

返回列表来源：普睿科技发布日期：2016-07-23 19:55:53【大中小】

随着企事业单位的发展，各种信息档案资料数量逐日增多，档案的种类日趋多样化，纸质信息存储出现迅速膨胀；而传统的档案管理方式与技术手段所导致的问题也是日益明显，从而致使我国档案行业的信息化管理已经不能满足实际需要。
在一个注重时间效率的年代，人们不断的寻找更好的技术和方法进行档案管理工作，RFID 技术应势而来。RFID档案管理系统以RFID技术为基础，将RFID管理标签和档案管理系统结合，有效地提高了档案管理的效率、简化了档案管理的流程、减轻了档案管理人员的劳动强度。

传统档案管理的技术难点
1.档案手工管理，工作流程繁琐低效、整理时间冗长。
2.档案存放次序较易被打乱。由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，造成档案存放无序，查找困难。
3.档案核查、查阅耗时长。随着档案规模与种类数量越来越庞大，要查找、核查清理某一档案时，需要将所有的档案筛选一遍。
4.档案信息化程度低。传统的管理无法实现档案管理的信息化；手工记录方式很难对档案利用情况进行及时准确的统计。
5.档案盘点效率低。由于档案数量众多，要对所有档案进行盘点，其工作量难以想象，那将是一项十分庞大的工程。

RFID技术解决传统档案管理系统的难题
超高频RFID技术和数字档案馆建设与档案实体的科学管理结合在一起，实现一种科学高效，高度现代化管理的档案馆建设新模式已经成为可能。超高频RFID技术作为一种新兴的识别、物资追踪、生产自动化控制、仓储管理、铁路车辆和货运集装箱识别等。
基于档案智能化RFID管理解决方案，是以超高频RFID自动识别技术和计算机软件技术，以超高频RFID电子标签作为信息存储媒介并粘贴在档案袋上，在超高频RFID芯片中存储该档案的基本信息和领用归还记录，利用超高频RFID读写器，与档案智能化RFID管理解决方案后台进行数据库管理系统相配合，可以实现RFID档案盘点/RFID档案馆的借阅、归还、查找、盘点工作过程的信息化管理。

RFID技术在档案管理应用中的相关功能
1、查找
通过RFID读写器读取电子标签的文件信息，能够快速度、准确地查找需要的文件。提高人工查找文件的效率，减少了查找文件的时间。
2、定位
利用RFID电子标签可以方便对文件进行分拣、储存。能够准确地提供文件的相关信息，从而确保存放的地点和时间。大大减轻了工作人员的时间和压力。
3、整理
档案馆的种类繁多不易管理、文件文件在运送和保管过程中容易损坏以及文件不易识别等问题均可以通过RFID技术得到解决。不仅节约了时间和降低了人力成本，更能提升整个档案管理流程的安全性、便捷性、可靠性。
4、监管、智能搜索
通过RFID读写设备进行档案文件的监管，智能搜索，自动检查，操作引导提示。

RFID技术实现档案智能管理的优势
RFID应用图书档案管理中的具有非常明显的优势，主要表现在以下几点：
1、快速扫描
RFID读写器可以同时识别多个RFID电子标签，能够提升管理效率，多标签的识别意味着可以以更快速、高效的方式批量获取出入库档案的信息。
2、小体积、形状多样化
RFID电子标签适合小型化与多样形态，方便嵌入或者附着在档案上，即不易被破坏，同时也更安全。
3、可重复使用
RFID电子标签内储存的数据可以动态更新，可回收并多次使用，在档案管理项目中，电子标签绑定档案袋，在整个流转过程中，即使档案的业务流程发生变更，电子标签也可以实时修改信息，以适应新的业务流程，反复使用，以更低的实施成本达到更高效的管理。
4、高效和智能化
RFID具有远距离、唯一性的特性，可以实现更精准的进、出、存控制，提高工作效率，减少管理成本和人为差错，打造档案管理的高效和智能化。